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Word跑版問題與PDF格式

Word的跑版問題常讓人頭疼，顯得束手無策：一個版面編排得好好的文檔，拿到別的機器上或使用別的Word版本後，常常發現已經不是原來的樣子了。原來在一頁內容現在分到兩個頁面上去了。出現了一個版面錯位後，後面所有的版面都要錯位。因爲圖書中通常含有大量的插圖，需要佔用很大空間，這種情況發生後，常常導致許多頁面上出現大量的版面空白。
𨪜𨪜下面，就跑版的問題進行一些探討。

　　問題一 爲什麽會跑版
𨪜𨪜作爲一個文字處理軟體，Word在處理跑版的問題上有著諸多的不足。要真正地杜絕跑版，好像很困難。不過，許多Word的設置無疑也會造成Word的跑版。由於許多不同機器上的設置不一樣，因而大部分Word文檔在兩台機器上顯示不一致，也就不足爲奇了。
𨪜𨪜許多Word的設置將影響Word文檔的顯示，進而影響Word的分頁與版面。這些設置，大多出現在【選項】對話方塊的【視圖】選項卡中。要彈出此對話方塊，請單擊【工具】功能表下的【選項】命令。
𨪜𨪜要使Word文檔在兩台機器上顯示的版面一致，必須注意保證【視圖】選項卡中絕大部分選項要一致。具體哪一個選項影響哪一個選項在此就不再細說了。爲了保險起見，最好使兩台機器上的所有參數都完全。
𨪜𨪜另外，還要注意，用戶是否顯示了修訂或將要列印修訂。如果在文檔中曾經使用了修訂功能，這也將影響版面。單擊【工具】功能表中的【修訂】命令，然後從彈出的子功能表中選擇【突出顯示修訂】在螢幕中顯示修訂記錄，影響螢幕視圖，選中【在列印出的文檔中突出顯示修訂】，則會將修訂記錄列印出來。特別要注意的是沒有選中【在螢幕上突出顯示修訂】而選中【在列印出的文檔中突出顯示修訂】，這樣將使修訂最終列印出來。而這通常是不受歡迎。

　　問題二、如何防止Word文檔的跑版
𨪜𨪜在上一個問題中，已經知道了Word跑版的原因，針對上面的原因，對症下藥，就可以控制Word的跑版。
𨪜𨪜由於不同的電腦的設置各不相同，有時還是很難保證在一台機器上的Word文本在別的機器上會得到完全相同的顯示和列印效果，即很難防止Word文檔的跑版。如果只是將一個已經編排好的文檔拿到別的機器上去列印或供查看，我們可以採用如下兩種辦法來防止Word的跑版。
𨪜𨪜1、將Word轉化爲PDF文件 。
𨪜𨪜2、將Word做成列印文件。

　　問題三、如何將Word文檔轉換爲PDF文件
𨪜𨪜PDF格式文件是著名的Adobe公司制訂的一種電子文檔格式---Portable Document Format（便攜文件格式）。以這種格式存儲文件具有許多優點，可以實現最可靠、最有效的資訊資源分享。Acrobat可以把Word文件轉換爲通用的、可訪問的PDF格式，以實現跨平臺和應用程式的最佳資訊共用。由於PDF是一種通用文件格式，因此，無論創建源文檔的應用程式和平臺如何，PDF均可保留源文檔的字體、格式、顔色和圖像，而且，該格式爲壓縮文件，打包後的文件非常小。
𨪜𨪜將Word文檔轉換成爲PDF格式的步驟非常簡單。下面來簡要進行介紹：
𨪜𨪜1、安裝一個用於將Word文檔轉換成爲PDF格式的軟體。如Adobe Acrobat Distiller ，Acrobat PDF Writer或Adobe Acrobat（Full）都行。這些軟體，用戶可以自行到Adobe公司的主頁上去下載，也可以在國內的許多FIP站點上搜索到。
𨪜𨪜2、安裝完畢後，將會在Word中創建一個工具欄，生成一個Create Adobe PDF的圖示。
𨪜𨪜3、打開要轉換的文檔，然後單擊Word工具欄上的Create Adobe PDF圖示。此時將出現一個對話方塊。
在對話方塊中提供了各種各樣的選項供用戶選擇。在Creation Option 框中，用戶可以選擇將要用來轉換Word的程式。用戶可以選擇PDF writer，也可以選擇PDF Distiller。PDF Distiller 功能比PDF Writer稍強，建議使用PDF Distiller。
𨪜𨪜4、設置好相應的選項後。按Create按鈕，開始轉換。
𨪜𨪜轉換以後的文檔與原始的Word文檔幾乎一樣，而且，比原始的Word文檔小得多。轉換後的文檔不再隨機器設置的不同而變化。

　　問題四、如何將Word文檔做成列印文件
𨪜𨪜普通Word文件的列印必須要相應版本的Word的支援，而且由於版本或設置的不同，列印效果也會有差別。而列印文件不需要Word的支援，甚至不需要漢字作業系統的支援。如果將一台機器上已經調好的Word文檔做成列印文件，然後再輸送到另外一台機器上去列印，就可以完全地保存Word文檔的版面和格式，並且，這也爲Word文件的異地列印提供了便利。你只要知道異地印表機的型號，就可以將保存的列印文件傳遞過去列印，而不必擔心是否有相應的作業系統，是否有WOrd以及是什麽版本，更別提什麽Word的有關設置了。因爲在列印文件中，包含了列印控制、文字、圖片等全部相關資訊。
𨪜𨪜下面來介紹使用列印文件的步驟：
𨪜𨪜1、將需要轉成列印文件的文檔打開。
𨪜𨪜2、單擊[文件]功能表中的[列印]按鈕，或者按Ctrl+P鍵打開[列印]對話方塊。
𨪜𨪜3、選中[列印到文件]複印框。此時將彈出[列印到文件]對話方塊。
𨪜𨪜4、在[檔案名]框中輸入列印文件的名稱。單擊[確定]按鈕。
在剛才選定的文件夾下，可能看到一個尾碼爲.prn的文件。這就是生成的列印文件。
𨪜𨪜5、將目的機器切換到MS-DOS狀態下。然後用COPY命令將列印文件發送到印表機，命令格式如下：
𨪜𨪜copy filename prn/b
𨪜𨪜命令共四個部分，其中：
𨪜𨪜prn 指將輸出設備指定爲印表機。
𨪜𨪜/b指以二進位方式輸出。如無此參數，圖片等資訊可能無法正確列印。
𨪜𨪜Word列印文件生成以後，就不能再用Word等編輯工具打開和編輯了，只能直接發送到印表機。
𨪜𨪜注意：生成Word列印文件時，必須考慮目的機器用什麽印表機列印這個文件。不同的印表機，生成的列印文件是不同的，如果選用其他印表機，可能列印不出正確的文字格式及圖片。另外，列印文件的列印質量和列印參數也和各項設置有關。

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