標題: 休假之前，寫好你的自動電郵回覆 [打印本頁]

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作者: siuyuk525    時間: 2010-6-18 10:35     標題: 休假之前，寫好你的自動電郵回覆

发电郵後收到automatic vacation response/alert（亦常稱为out-of-office reply/ notice) 最平常不過。但收到像下面这個out-of-office reply 時，大家又有何感想？
“I'm taking my compensation leave going to South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. Cathy Zhou at 86-20-11111111.  If it is non-urgent, you can send it to info@wealthybusiness.com This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it . Thank you. ”


以上的out-of-office reply 犯了幾个毛病。要告知对方自己正在放假，实無可厚非。然而閣下放的是補假compensation leave (又稱time in lieu）、还是unpaid leave of absence (無薪假期) 均與對方甚無關係，不必畫蛇添足。

在北美州，產假 (maternity leave) 由四星期至一年不等。放这類較長假期的朋友，在out-of-office reply写上放假的理由，當然可以理解。

　　此外，阁下假期的活動，是私人的事情，與公事無关。因此無論你放假去長洲搶包山、還是到南非捧世界杯場，也毋須在自動回覆電郵中多作解釋。

　　錯用代名詞pronoun，是不少華人朋友常犯的錯誤。第二及第三句中所用的代名詞 it (If it is urgent、以及 If it is not urgent) 便是一些例子。

　　這個it ，到底代表甚麼呢？估算應該是「重要事情」urgent matters 吧！那麽，是否該直接用For urgent matters, please contact Ms. Cathy Zhou 呢？

　　那麽非重要事情non-urgent matters 又該如何处理？

　　試问有那一位发电郵者会認为：「啊，我剛才所发的电郵其實並不重要，你給我第168号籌吧！先處理其他人的事情，待有空闲的時间，才覆我也不打緊的。」

　　因此在out-of-office 中，不需（亦不該）用non-urgent matters 這字。

　　在留下代辦公事聯絡人的资料時，除了电話号碼外，最好加上其电郵地址，好讓对方可容易地把电郵轉发給代聯絡人。

　　在表示將电郵轉发到代辦公事聯絡人時，用redirect 会比send或resend較为恰當。

http://columns.etnet.com.hk/column/index.php/management/businessenglish/1679

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